振り分けフォルダに入ったメールは、通知されませんでした。
職場に置いた2体目の秘書で、最初にぶつかった壁がこれです。
メールを受信したら Teams で知らせてくれる秘書を作りました。使ったのは Power Automate です。
通知は届きます。ただ、Outlook のルールで振り分けフォルダに流れていくメールだけ、Teams に出てこない。
9月21日の時点で、私はこう考えていました。通知のあとに押せる「振り分けボタン」を作ればいい、と。
で、作りませんでした。
9月30日に方向転換しています。理由を自分の言葉のまま書くと、こうです。
作るの大変で割に合わないなぁ
そして振り分けそのものをやめました。 フォルダに分けるのをやめて、Outlook のルールでカテゴリを付けるだけにした。それで2026年10月1日に完成としています。
前回の係員、職場に秘書を置く｜Outlookが開くまでの5〜10分を、7回の作り直しで埋めましたは、7回作り直して完成させた話でした。
今回は逆です。作る対象そのものを捨てて完成した話です。
だからこの記事は、作る技術の話ではありません。作らない判断の記録です。
こんな人に読んでほしい
- メールの通知を自動化したいけれど、振り分けフォルダがあって詰まっている方
- 作りたい機能が1つ残っていて、着手するかどうかで止まっている方
- 「便利にするための作業」のほうが重くなってきて、なんのためだったか分からなくなっている方
- 自動化の成功談ではなく、途中でやめた判断の中身を知りたい方
この記事でわかること
- メールを Teams に通知する秘書が、何を知らせて何を知らせないか
- 振り分けフォルダに入るメールが通知から漏れた、という詰まり方
- 当初立てていた「振り分けボタンを作る」という案の中身
- その案を9月30日に捨てた理由（「割に合わない気がした」）
- フォルダ分けをやめて、Outlook のルールでカテゴリを付けるだけにした最終形
- やめてまだ2日の時点で、何が言えて何が言えないか
- 第一秘書の「段階的に作る」と、第二秘書の「作らない」が対になっている話
①第二秘書が知らせてくれるのは、送信者と件名だけです
まず、何を作ったのかを先に書きます。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| やること | メールを受信したら Teams で知らせる |
| 使った道具 | Power Automate ＋ Outlook のルール |
| 通知の経路 | Power Automate から Teams へ |
| 通知の中身 | 送信者と件名（本文は出さない） |
| カテゴリの付与 | Outlook のルール側でやっている |
| フォルダ振り分け | やめた |
| 完成日 | 2026年10月1日 |
届く通知は、こういう形です。
メールが届いています。送信者：◯◯、件名：◯◯、Outlookを確認してください。
これだけです。本文は出していません。
理由は単純で、本文まで Teams に流れてきても、結局 Outlook を開くからです。
私が Teams の通知で知りたいのは、中身ではありません。「今すぐ開く必要があるか」だけなんですよね。
それは送信者と件名で、だいたい分かります。
本文を出さないことが、結果的に安全側に転びました
これは狙ってやったことではありませんが、書いておきます。
通知に本文を載せない設計は、職場の情報が流れる量を自動的に減らします。
Teams の通知は、画面に出ます。隣に人がいることもあるし、画面共有中に出ることもある。
そこに本文が全文流れてくる仕組みだったら、私はたぶん怖くて使えていません。
送信者と件名だけ、という手抜きみたいな仕様が、使い続けられる仕様になりました。
この秘書を作った理由は、Outlook を開く回数です
動機はシンプルです。
大事なメールかどうかを、Teams で先に見られるようにしたかった。
これができると、Outlook を開く頻度が減ります。開かなくていい、と分かるからです。
実際、Outlook を開く回数は1日10回くらいから半分の5回くらいまで減りました。
ただしこれは、第二秘書だけの成果ではありません。朝の予定を Teams に投げる第一秘書との2体合わせての数字です。どちらがどれだけ効いたかは分けられていません。
減った分を何に使えたかというと、他の仕事です。そこは時間の数字としては出せていません。
②最初から1か所だけ、どうしても通知されないメールがありました
通知そのものは、わりと早い段階で届くようになりました。第一秘書を作った3日後くらいです。
通知を出すところまでは、詰まっていません。詰まったのは振り分けフォルダのメールだけでした。
ただ、動かしてすぐに気づきました。
Outlook のルールで振り分けフォルダに入っていくメールが、Teams に出てこない。
ここが未完成のまま、しばらく放置されています。9月21日の時点でも、私はこの秘書を「まだ完成していない」と言っていました。
で、ここが一番言いにくいところなんですが。
私はこの現象の原因を、突き止めていません。
受信フォルダを見る形で作っていたから漏れたのだろう、という当たりはついています。ただ、検証していません。
だからこの記事は「振り分けフォルダのメールが通知されない原因と対処法」の記事ではありません。原因を調べないまま、別の道に逃げた記録です。
困ったのは「通知が来ない」ではなく「来ないものがある」でした
全部通知されないなら、直すしかありません。
厄介だったのは、ほとんどのメールは通知されて、一部だけ漏れる状態でした。
これ、中途半端に便利なんですよね。使えるけど信用できない。
Teams に通知が来ていないからといって、メールが来ていないとは言い切れない。だったら結局 Outlook を開くことになります。
せっかく開く回数を減らすために作ったのに、漏れがあるせいで確認のために開く。
本末転倒だな、と思いました。
③9月21日、私は「振り分けボタンを作る」つもりでした
ここで立てた案を、当時のまま書きます。
発想としては、振り分けを後ろに回すというものでした。
- メールをいったん受信フォルダーに置いておく
- そこでカテゴリーを分類する
- その状態で Teams に通知する
- 通知のあとに押せる「振り分けフォルダーに分けるボタン」を作る
振り分け済みのメールを探して通知する、のではありません。通知が終わってから振り分ける。 順番を入れ替える案です。
これ、自分では結構いい案だと思っていました。
通知の漏れは「振り分けが通知より先に起きるから」発生している。だったら振り分けを後ろに動かせばいい。 筋は通っています。
いい案だと思った理由は、仕組みを変えずに済むからでした
通知の仕組みは、すでに動いていました。
受信フォルダに来たメールを通知する。その部分はいじらなくていい。足すのは4番のボタンだけです。
これは第一秘書で覚えたやり方でもあります。動いている状態を壊さずに、1つだけ足す。
第一秘書は7回くらい作り直しましたが、一度もエラーを出していません。まず Teams に投稿できるか、次に予定表が取れるか、と段階的に足していったからです。
だから第二秘書でも同じ発想をしました。動くところは触らず、ボタンを1個足す。
方針としては、間違っていなかったと思います。 今でもそう思っています。
それでも、やめました。
④9月30日、割に合わない気がして方向転換しました
案を立てたのが9月21日。やめたのが9月30日です。
先に書いておくと、考えただけでやめたわけではありません。 それなりに手を動かしています。
第1段階として、一番上の受信メールを特定のカテゴリのメールにして、その1通の情報を読み取り、特定のフォルダに移動するところまでは作りました。これは動きました。
次が本番です。複数のメールを、それぞれのカテゴリのフォルダに振り分けるフロー。
4分の1ほど作ったところで、やめました。
ただ、判断の言葉だけはそのまま残っています。
係員
9/30に、作るの大変で割に合わない気がしたので方向転換した。
「割に合わない気がした」。
これが転機でした。
書きながら気づいたんですが、この言い方、全部あいまいなんですよね。
「大変」の中身を測っていない。「割に合わない」の割合を計算していない。そして「気がした」。
ただ、何が大変だったのかははっきりしています。
フローがどんどん複雑になっていったんです。
そして、複雑になるほどテスト実行に時間がかかるようになりました。最後に測ったときは、10分以上たっても完了しませんでした。
ここで手が止まりました。
直したいのに、直した結果を確かめるのに10分かかる。試行回数が稼げないんですよね。第一秘書を7回作り直せたのは、1回あたりがすぐ終わったからです。
1回10分だと、7回で70分かかります。しかもまだ4分の1。
「割に合わない」の正体は、たぶんこれでした。 完成までの距離ではなく、1回確かめるのにかかる時間のほうです。
作り方は、第一秘書とまったく同じでした
ここも書いておきます。このフローも、Copilot に相談しながら作りました。
第一秘書のときと同じです。画面を見せて、出てきた結果を指して、こうしたい、と言う。用語は使っていません。
つまり頼み方は何も変わっていないんですよね。変わったのは、作ろうとしたものの複雑さだけです。
同じ頼み方で、片方は7回で完成して、片方は4分の1で止まった。相談相手の問題ではなかったということだと思います。
感覚で決めたことを、感覚のまま書いておきます
普通なら、ここは後付けで理屈をつけるところです。工数がこれくらいで、得られる時短がこれくらいで、だから見合わない、と。
やっていません。計算していないので書けません。
計算せずに「割に合わない気がした」でやめた。 それが事実です。
で、これを恥ずかしいことだと思わなくなったのが、今回の収穫でした。
趣味で作っているものです。会社の仕事として承認を取って進めている開発ではありません。
自分の手間を自分で負担する範囲の話なら、「気がした」は十分な理由なんですよね。
むしろ逆が怖いです。工数を計算して「3時間で済むから作ろう」と判断したら、私はたぶん3時間かけて作っていました。そして要らないものが完成していた。
「作ったほうが早い」は、だいたい作る側の都合です
振り分けボタンを作れば、通知の漏れはなくなります。それは間違いありません。
ただ、よく考えるとこうなります。
- 通知が来る
- 通知を見る
- ボタンを押す
- メールがフォルダに入る
手で押す操作が1つ増えています。
自動化しに来たのに、押す動作が増える。
いや、それはそうなんですが、ここで止まって考えればよかったんです。そもそも、なぜフォルダに入れたいのか。
9月21日の私は、そこを疑っていませんでした。フォルダに分けるのは前提で、どうやって分けるかだけを考えていた。
⑤フォルダ分けをやめて、カテゴリを付けるだけにしました
最終形はこうです。
| 9月21日の案 | 10月1日の実物 | |
|---|---|---|
| 受信 | 受信フォルダーに置く | 受信フォルダーに置く |
| 分類 | カテゴリーを付ける | カテゴリーを付ける（Outlook のルール） |
| 通知 | Teams に通知 | Teams に通知（Power Automate） |
| 振り分け | ボタンを押してフォルダへ | やらない |
| 見るとき | フォルダを開く | 検索フォルダでカテゴリ別に表示 |
違いは下の2行だけです。
作るのをやめたのは4番で、代わりに増やしたものはありません。 何も作っていないんです。
やったのは、Outlook のルールを「フォルダに移動する」から「カテゴリを付ける」に変えたこと。これだけです。
カテゴリの付与は Power Automate 側ではなく、Outlook のルール側でやっています。Power Automate が受け持っているのは通知だけです。
カテゴリは10個くらい作りました。
分け方の軸は、送信者ではなく用件の種類です。定例の会議、案件ごと、定期的に来る依頼、その他。だいたいそういう粒度で分けています。
メールは全部、受信フォルダに溜まっています
今、私の受信フォルダには全部のメールが入っています。
色だけ付いた状態で、ぜんぶそこにある。
これまでのフォルダは、消していません。残してあります。
やめたのは「新しく来たメールをそこへ移動すること」だけです。フォルダ自体はそのままなので、やっぱり戻したくなったら戻せます。
いきなり全部捨てたわけではない、というのは正直に書いておきます。
で、見るときは検索フォルダを使います。条件に合うメールをまとめて表示する機能ですね。カテゴリで絞れば、そのカテゴリのメールだけが並びます。
ここが今回の発見でした。
検索フォルダだけで十分わかりやすい
「フォルダ別に見たい」と「フォルダに入れたい」は、別のことでした。
私が欲しかったのは、前者だけです。種類ごとに並べて見たかった。
それを叶える手段として、フォルダに移動させるしか知らなかった。だから移動させていた。
当たり前だと思っていた作業が、目的ではなく手段でした
正直に書くと、フォルダ分けを続けていたのはまだ1年です。転職してから1年なので、それ以上は続けていません。
「長年の習慣を捨てた」みたいな、かっこいい話ではないんですよね。
ただ、1年でも「そういうものだ」と思い込むには十分でした。前の職場でも似たことをやっていた気がしますし、周りもフォルダを作っています。疑う対象ですらなかった。
受信トレイにメールが溜まっているのが気持ち悪くて、分けていました。分けること自体が仕事の一部みたいになっていた。
それが、カテゴリを付けて検索フォルダで見るだけで成立してしまった。
自動化しようとして初めて、自分がやっていた作業の目的を疑いました。
これ、順番が面白いんですよね。自動化のために作業を分解したら、作業そのものが要らなかった。
もし振り分けボタンを頑張って作っていたら、この発見には永久にたどり着いていません。要らない作業を、より便利にこなすようになっていただけです。
⑥完成は10月1日です。やめてまだ2日しか経っていません
ここは正直に書きます。
この記事を書いている時点で、フォルダ分けをやめてから2日です。
今のところ困っていません。それは本当です。
ただ、2日で「困らない」と言い切るのは無理だと思っています。
メールの整理で困るのは、だいたい後からです。「あのとき来たあのメール、どこだ」が起きるのは、数週間とか数か月あとの話で。
2日分のメールなら、正直フォルダに分けていなくても目で探せます。それは「仕組みがうまい」のではなく、まだ量が少ないだけかもしれない。
だからこの記事の結論は、「フォルダ分けは要らない」ではありません。
「2日やってみたら、今のところ要らなかった」です。ここは縮めずに書いておきます。
制作期間は、正直よく覚えていません
作るのにどれくらいかかったかを聞かれて、自分でこう答えました。
1週間くらいだったかな？？
疑問符が2個ついています。覚えていないんです。
はっきりしているのは日付だけです。9月下旬に着手して、完成は10月1日。 9月21日の時点では「1日やったけれど未完成」という状態でした。
なので、体感では1週間ほど。カレンダー上では、それより少し長い期間にまたがっています。
日数を確定させないまま書いておきます。 ここを何日と言い切る根拠を、私は持っていません。
そして、覚えていない理由もだいたい分かります。ほとんどの日は、何もしていなかったからです。
9月21日に案を立てて、9月30日にやめた。この間、毎日作業していたわけではありません。「ボタンを作らなきゃな」と思ったまま、放置していた期間です。
放置していた期間のほうが、作業より役に立ちました
で、ここも書いておきたいところで。
放置していたからやめられました。
9月21日の勢いのまま手をつけていたら、作っていたと思います。思いついた直後は、その案が一番よく見えるので。
数日あいだが空いて、もう一度見たときに「これ、押す操作が増えるだけだな」と思えた。
やる気がないあいだに案が冷えて、冷えたら要らないことが見えた。
ぼんやりしていた期間を、工程として数えてもいいのかもしれません。
⑦第一秘書は「段階的に作る」、第二秘書は「作らない」でした
連載として、ここが今回の肝です。
職場に置いた2体を並べると、判断が正反対になっています。
| 第一秘書（朝の予定を Teams に投稿） | 第二秘書（メール受信を Teams に通知） | |
|---|---|---|
| 判断 | 段階的に作る | 作らない |
| やったこと | 動く状態を保って1つずつ足した | 作る対象そのものを捨てた |
| 結果 | 7回くらい作り直して完成 | 作るのをやめて完成 |
| 完成日 | 2026年9月15日 | 2026年10月1日 |
| 残っている課題 | 特になし | やめて2日なので、まだ様子見 |
第一秘書は、直し方の話でした。予定が出ない、時間が出ない、数字が並ぶ、順番が違う。失敗が5段階で前に進んで、最後に完成しています。
第二秘書は、やめ方の話です。
同じ人間が、半月ほどの間に逆のことをしています。
「段階的に作る」の最後の段階が「作らない」でした
これ、矛盾しているようで、たぶん同じ話なんですよね。
動く状態を保ったまま1つずつ足していくやり方の本質は、足す前に毎回「これは要るか」を見られることです。
設計を全部決めてから作ると、途中で「要らない」と気づけません。決めたものを作り切るしかない。
1つずつ足していると、次の1つに手をつける前に止まれます。
そして今回、止まったまま進まなかった。 それが答えでした。
自動化の記事は、だいたい「作れました」で終わります
私が調べている限り、ネットにある自動化の記事はほぼ全部「できました」で終わります。
当然です。できなかったものは記事にしにくい。
でも実際にやっていると、いちばん多い結末は「作らなかった」なんですよね。
思いついて、調べて、面倒になって、やめる。これが現実の大半です。
その記録がどこにも残っていないので、自動化は「やれば全部できる」ように見えます。そして自分が途中でやめると、負けた気がする。
今回のことで、見方が変わりました。
作る技術の話より、作らない判断の話のほうが、たぶん再現性があります。
技術は環境で変わります。使える道具も、会社の制約も、人によって違う。
でも「割に合わない気がしたからやめた」は、どの環境でも成立します。
よくある質問
Q. 振り分けフォルダに入ったメールが通知されないのは、不具合ですか
A. 分かりません。私は原因を突き止めていません。 受信フォルダを見る形で作っていたから漏れたのだろう、という当たりはついていますが、検証していません。この記事は原因の解説ではなく、原因を調べないまま別の道を選んだ記録です。
Q. カテゴリの付与を Power Automate 側でやる方法はないのですか
A. あるかどうかを調べていません。私は Outlook のルールでやりました。 そちらで済んだので、Power Automate 側は通知だけを担当しています。使う道具を増やさずに済んだ、という意味でも結果的によかったと思っています。
Q. フォルダ分けをやめて、本当に困りませんか
A. まだ2日なので言い切れません。 今のところ困っていませんが、メールの整理で困るのは数週間後や数か月後です。2日分なら量が少ないので目でも探せます。今は様子見の段階だと思っています。
Q. 通知にメールの本文も入れたほうが便利ではないですか
A. 入れていません。本文まで届いても結局 Outlook を開くので、必要なのは「今すぐ開くべきか」だけでした。それに通知は画面に出ます。 本文が全文流れる仕組みだったら、人の目がある場所では使えなかったと思います。
Q. 作るのをやめたら、スキルは身につかないのではないですか
A. そうだと思います。振り分けボタンを作っていれば覚えられたことは、確実にありました。私は学ぶ機会を捨てて、使える状態を取りました。 それが正しかったかは分かりません。趣味の時間でやっている以上、全部は取れないとも思っています。
Q. これを作ると、仕事はどのくらい楽になりますか
A. 数字で出せていません。Outlook を開く回数が1日10回くらいから5回くらいに減りましたが、これは第一秘書との2体合わせての結果です。第二秘書単体でどれだけ効いたかは分けられていません。期待しすぎないほうがいいと思います。
まとめ：作る対象を疑ったほうが、だいたい早い
冒頭に戻ります。振り分けフォルダに入ったメールは、今も通知されません。
直していないからです。 直す代わりに、振り分けフォルダを使うのをやめました。
分かったことを整理します。
- 第二秘書が知らせるのは送信者と件名だけ。本文は出していない
- 通知は Power Automate、カテゴリの付与は Outlook のルールでやっている
- 振り分けフォルダに入るメールは通知されなかった。原因は突き止めていない
- 9月21日の案は「通知のあとに押す振り分けボタンを作る」。筋は通っていたが、押す操作が1つ増えるだけだった
- 9月30日に「作るの大変で割に合わない気がした」でやめた。工数も効果も計算していない
- フォルダ振り分けそのものをやめた。 検索フォルダでカテゴリ別に表示できるので、分ける必要がなかった
- 完成は2026年10月1日。やめてまだ2日なので、困らないとは言い切れない
- 第一秘書は「段階的に作る」、第二秘書は「作らない」。作る技術ではなく、作らない判断の話
最後にもう一段だけ本音を書きます。
放置していた期間が、この件でいちばん効きました。
思いついた直後は、その案が一番よく見えます。あのまま作っていたら完成していたし、完成したものを便利だと思っていたはずです。
要らないものでも、動けば便利に見えるんですよね。
間があいて冷えたから、「押す操作が増えるだけだ」と気づけました。やる気が切れていた期間を、私は工程として数えることにしました。
もしあなたが今、自動化したい作業を1つ抱えているなら。その作業を、なぜやっているのかを1行で書いてみてください。
私の場合、「フォルダに分ける」の理由は「種類ごとに並べて見たいから」でした。
書いてみたら、分けなくても並べられることに気づきました。自動化する必要すら、なかったわけです。
この記事のチェックリスト
- □ 自動化したい作業の「なぜやっているのか」を1行で書き出した
- □ その目的が、別の手段でもっと簡単に叶わないか確認した
- □ 作ろうとしている機能で、手で操作する回数が増えていないかを数えた
- □ 通知に載せる情報を、必要な最小限（誰から・何の件）まで削った
- □ その通知が人の目に入る場所に出ても平気な内容か確認した
- □ 思いついた案を、数日放置してからもう一度見た
- □ やめた判断を「逃げ」ではなく記録として書き残した
- □ やめてからの経過日数を把握して、効果を言い切らないようにした
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※本記事は個人の体験と判断の記録です。勤務先の環境・ライセンス・社内ルールによって、同じことができるとは限りません。メールの整理に求められる水準は職種によって違いますので、フォルダ分けをやめる判断はご自身の業務に合わせてご検討ください。
