会社のパソコンの電源を入れてから、Outlook が立ち上がるまで5〜10分かかります。
毎朝、それをぼーっと待っていました。画面を眺めながら、今日なんの予定が入っていたかも分からないまま待っている。
いや、この時間はもったいないな、と。
というわけで、Outlook を開く前に今日の予定が分かるようにしました。 使ったのは Power Automate です。2026年9月15日に完成しました。
職場に置いた1体目なので、私はこれを「第一秘書」と呼んでいます。仕事の秘書は番号、家の秘書はAI秘書「アイリス」、という呼び分けにしました。
ただ、この記事は作り方の記事ではありません。7回くらい作り直した「直し方」の記録です。
最初は「予定はこちらです」というメッセージだけが届きました。次は予定が出たのに時間が無い。その次は時間が出たのに数字の羅列になった。その次は、順番がめちゃくちゃでした。
失敗が5段階で前に進んでいったので、そこを順番に書きます。
こんな人に読んでほしい
- 朝、Outlook やメールソフトが立ち上がるのを毎日待っている方
- Power Automate で予定表を取ってきたのに、思った形で出てこなくて止まっている方
- 会社で使えるAIが Copilot だけ、という環境で何か作ろうとしている方
- 自動化の「成功した手順」ではなく、「どこで何回つまずいたか」を知りたい方
この記事でわかること
- 会社のパソコンで Outlook を待つ5〜10分を、どう埋めたか
- 毎朝 Teams に今日の予定を投稿する仕組みを、Power Automate で何日かけて作ったか
- いちばん時間を取られたのは作ることではなく、調べることだったという話
- 7回の作り直しが5段階で前に進んでいった中身（時間が出ない／数字が並ぶ／順番が違う）
- 会社で使えるAIが Copilot だけの環境で、どこまで作れたか
- 完成を「完成」と判断した基準と、それでも職場側の目標地点が決まっていない話
①家の1体目は「楽しそう」、職場の1体目は「不便」で作りました
先に、動機の話をさせてください。
私が最初に作ったAI秘書は、家のアイリスです。あれを作った理由は、はっきり言って楽しそうだったからでした。
インスタで流れてきた画面を見て、こんなの自分の机の上にあったらいいなと思った。それだけです。
職場の第一秘書は、動機が真逆でした。
不便だったからです。
朝、パソコンの電源を入れる。ログインする。そこから Outlook が立ち上がるまで5〜10分。その間、今日の予定を確認する手段がありません。
手帳に書き写しておけばいい、という話ではあります。ただ、それをやらないから困っているわけで。
楽しいから作ったものと、困ったから作ったもの。 同じ「AI秘書」でくくっていますが、出発点は真逆です。
そして面白いのは、困って作ったほうが作り直しが圧倒的に多かったことでした。アイリスは1日で動いたのに、第一秘書は2日かけて7回くらい作り直しています。
②作ったのは「毎朝、今日の予定を自分宛てのチャットに投げる」だけの秘書です
仕様はとても単純です。先に全部書いておきます。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| やること | 毎朝、今日の予定を Teams にチャット投稿する |
| 使った道具 | Power Automate |
| 予定の取得元 | Outlook の予定表 |
| 投稿先 | 自分宛てのチャット（チャネルではない） |
| 制作期間 | 2日（実作業 約5時間） |
| 作り直した回数 | 7回くらい |
| 完成日 | 2026年9月15日 |
ポイントは投稿先です。Teams のチャネルではなく、自分宛てのチャットに投げています。
これは私だけが見たい情報だからです。チャネルに投げたら他の人の画面にも流れます。朝いちばんに他人の予定が流れてきて嬉しい人は、たぶんいません。
自分宛てのチャットなら、Teams を開いた瞬間にそこにあります。そして Teams は Outlook より先に立ち上がるんですよね。
つまりこの秘書がやっていることは、「Outlook の中身を、先に開くアプリ側へ運ぶ」だけです。
新しい情報を生み出してはいません。置き場所を変えただけ。
それだけのことに、実作業5時間かかりました。
届くのは、挨拶・箇条書き・ひとことの3段です
実際に毎朝届くメッセージは、こういう形になっています。
- 最初に挨拶
- 箇条書きで今日の予定（
10:00 ◯◯会議のような形） - 最後に「今日も一日頑張りましょう」的なひとこと
情報として必要なのは、2番の箇条書きだけです。挨拶とひとことは、予定を知るうえでは完全に不要な部分です。
それでも入れました。
同じ情報でも、挨拶から始まってひとことで終わる形になっていると、通知ではなく報告に見えるんですよね。 置き場所を変えるだけの秘書に、私が足した唯一の飾りがここです。
③いちばん時間を取られたのは、作ることではなく調べることでした
5時間の内訳で、いちばん長かったのは手を動かしている時間ではありませんでした。
予定の表示方法どうやるんだ？調べながら進めよう。
これが当時の実感です。
Power Automate の画面を開くと、やりたいことに近い名前のものがいくつも並んでいます。どれが「今日の予定を取ってくるもの」なのか、最初は判断できませんでした。
ここで詰まっている間は、作業が1ミリも進みません。 画面は何も変わらないままです。
振り返ると、7回の作り直しのうち最初の数回は「正しいものを選べていなかった」ことに起因していた気がします。
これを「情報が足りない」と言うのは簡単なんですが、たぶんそうではないんですよね。
情報は山ほどあります。自分がやりたいことを、検索できる言葉に翻訳できていなかったんです。
「今日の予定を取ってくる」が、ツールの世界ではなんと呼ばれているのか。そこが分からないと、調べようがありません。
④7回くらい作り直しました。失敗が5段階で前に進みました
ここが本題です。
7回くらい作り直しています。 そして、失敗の中身が毎回変わりました。ダメになり方が段階的に前へ進んでいった、という感じです。
| 段階 | 何が起きたか |
|---|---|
| 1 | 「予定はこちらです」のメッセージしか出なかった（肝心の予定が出ない） |
| 2 | 予定は出せたが、時間が出ていなかった |
| 3 | 時間は出たが、表示がおかしかった。数字がたくさん並んでいた |
| 4 | 時間順に並んでいなかった |
| 5 | ようやく完成 |
段階1：「予定はこちらです」だけが毎朝届きました
いちばん最初に動いたとき、Teams にちゃんとメッセージが届きました。
内容は「予定はこちらです」。
こちら、が無いんですよ！
案内文だけが律儀に届いて、肝心の予定が1件も入っていない。文章としては完璧に礼儀正しいのに、情報量はゼロです。
ただ、ここで分かったこともありました。毎朝決まった時間に Teams へメッセージを飛ばす部分は、すでに動いていたということです。
配達員は走れている。箱が空っぽだっただけ。
段階2：予定は出たのに、時間が無いので役に立ちませんでした
次の作り直しで、予定の中身が入りました。
ところが、時間が出ていませんでした。
今日なにがあるかは分かる。でも、それが何時からなのか分からない。
これ、朝のいちばん知りたい情報が抜けているんですよね。「午前中に1件ある」のか「夕方に1件ある」のかで、午前の過ごし方は変わります。
予定表というのは、予定の名前と時刻がセットで初めて意味を持つ。当たり前のことですが、片方だけが出てくる状態を見て初めて実感しました。
段階3：時間は出ました。数字がたくさん並んでいました
そして段階3。ここがいちばん印象に残っています。
時間は出るようになりました。ただ、表示がおかしかったんです。
数字がたくさん並んでいました。
後で分かったのですが、これは日時がそのままの形式で出力されていたものです。2026-09-21T09:00:00.0000000 のような形ですね。ISO 8601 という書き方だそうです。
機械にとっては、これが正しい「9時」の書き方です。間違ってはいません。
間違っていないけど、読醜くて仕方がないですね。
ここで書いておきたいことがあります。この5段階、一度もエラーは出ていません。
理由は Power Automate が親切だからではありません。私が段階的に作ったからです。
まず Teams にちゃんと投稿できるかを確かめる。それができたら、次は予定表の内容だけ取れるかを確かめる。そうやって、1つずつ足していきました。
だから毎回ちゃんと動くんですよね。動くけれど、まだ足りない。その繰り返しでした。
動くことと、使えることは別でした。これは今回いちばん持ち帰ったことです。
設計してから作っていたら、たぶん詰んでいました
この作り方、自分では意識していませんでした。でも家のアイリスを作ったときと同じです。
アイリスも「何ができるか分からなかった」ので、できるか聞いて、できたら次を足すという進め方をしています。
全体を設計してから着手していたら、何が原因でどこが悪いのか分からなくなっていたと思います。
動く状態を保ったまま、少しずつ前に進む。 これは、できない人間がやれる数少ない方法なんじゃないでしょうか。
段階4：並べ替えを入れていませんでした
数字の形を直したら、次は順番でした。
時間順に並んでいなかったんです。
朝いちばんに見るリストで、順番がバラバラ。これも「動いてはいる」ケースです。予定は全部入っていて、時刻も読める形で出ている。順番だけが違う。
原因は単純で、取ってきた予定を並べ替える処理を入れていなかったからです。
取ってきた順に出していたので、こちらが期待していた「上から時間順」にはなっていなかった、ということですね。
勝手に時間順で出てくるだろう、と思い込んでいたわけです。言っていないことはやってくれません。
直し方は、自分で並べ替えの仕組みを考えたわけではありません。
今入っている数式を Copilot に見せて、「この数式を入れてください」と言われたものに差し替えました。
つまり、私は並べ替えの理屈を理解して直したのではなく、現状を見せて書き換え版をもらっただけです。ここは正直に書いておきます。
段階5：ようやく完成しました
そして5段階目で完成しました。
毎朝、今日の予定が、時刻付きで、時間順に、自分宛てのチャットに届く。
最初に「予定はこちらです」だけが届いた日から、ここまでで2日です。
書き出してみると、5段階の失敗はきれいに積み上がっています。送れない→中身が無い→時刻が無い→読めない→順番が違う。
1回ごとに、壊れている場所が奥へ進んでいるんですよね。
たぶん自動化はいつもこの順番で、先に「届くこと」、次に「中身」、最後に「読みやすさ」が成立します。最初の失敗が雑に見えても落ち込む必要はないです。雑な失敗から順に出てくるだけなので。
⑤会社で使えるAIは Copilot だけでした
ここで、もうひとつの制約を書きます。
会社で使えるAIは Copilot です。 ChatGPT も Claude も使えません。正確には、ChatGPTは使えるがログインできない、画像生成がブロックされている状態でした。
家ではアイリスを作るのに Claude を使っています。でも職場のパソコンでは使えない。だから第一秘書は、Copilot と作りました。
やり方は単純で、数式を Copilot に質問しながら、教えてもらったものを入力していくという進め方です。
聞き方は、かなり雑です。
（画像を見せながら）出てきたこのアウトプットをこういう形に変えて。
用語を1つも使っていません。 「ソート」とも「式を書いて」とも言っていません。
画面を見せて、出てきた結果を指して、こうしたいと言う。それだけです。
これ、家の秘書を作ったときと同じ頼み方でした
書いていて気づいたのですが、この頼み方は初めてではありませんでした。
家のアイリスを作ったとき、私が渡したのはインスタで流れてきた画像1枚です。仕様書は書いていません。「こんな感じの」と見せただけでした。
職場では、フローの画面と出てきた結果を見せて「これをこうしたい」と言っています。
見せて、指して、こうしたいと言う。 道具も相手のAIも違うのに、私のやり方はまったく同じでした。
そしてこれ、③で書いた「検索できる言葉に翻訳できなかった」話の裏返しなんですよね。
検索窓は、正しい名前を知らないと使えません。AIは、画面を見せれば名前を知らなくても通る。 私が調べる時間に5時間のうちの大半を使った一方で、Copilot にはほとんど詰まらずに聞けていたのは、たぶんここの差です。
そして、5段階すべて同じ指示の仕方でした。
予定が出なかったときも、時刻が抜けていたときも、数字が並んでいたときも、順番が違ったときも。やったことは全部これです。
いまの画面を見せて、出てきた結果を指して、「これをこうしたい」と言う。
技術的な言葉は一度も使っていません。「ISO 8601」も「ソート」も、私は知らないまま直しました。
用語を知らない側が、唯一持っている材料
ここが、プログラミングを知らない人間にとっていちばん大事なところだと思っています。
私たちが持っているのは「いま出ている画面」と「こうなってほしい」の2つだけです。原因も、正しい用語も、直し方も持っていません。
でも、その2つで足りました。
逆に言えば、画面を見せられない相談の仕方をすると、とたんに難しくなります。検索窓がまさにそれでした。
Copilot は作業をしてくれません。そこが秘書っぽいんです
使っていて、ひとつ気づいたことがあります。
Copilotはチャット型で作業は自分でしないといけない。そこが秘書っぽい。
これ、自分で言っておいてあとから面白いなと思いました。
私が作っている他の秘書は、全部「勝手に動くもの」です。第一秘書は毎朝自動で投稿しますし、家のアイリスも声をかければ動きます。
Copilot だけは、聞いたら答えが返ってくるだけなんですよね。手を動かすのは私です。
全部やってくれるものより、指示を受けて自分が動く関係のほうが「秘書」っぽい。 逆のような気もしますが、実感としてはそうでした。
そして、この相談役がいなかったら第一秘書は完成していません。数式のところで必ず止まっていたはずです。
使えるAIが1つしかないことは、言い訳になりませんでした
詰まった原因は道具の少なさではなく、私が予定表の取得の仕方を知らなかったことです。使えるAIが1つの環境でも、5時間で動くものはできました。
⑥完成の判断は「テスト実行で想定通りの結果が返ってきたこと」です
テスト実行したときに、想定通りの結果が返ってきたので、完成したと感じました。
翌朝まで待って確認したわけではありません。その場でテスト実行して、届いたメッセージを見た時点で「できた」と判断しています。
この基準は、たぶん少し甘いです。1回うまくいったことと、毎朝うまくいくことは別ですから。
ただ、7回くらい作り直している最中は、その1回が見たくて仕方なかったんですよね。想定通りのものが出てきた瞬間に、それまでの5時間が終わりました。
効果は「Outlook を開く前に今日の予定が分かる」ことです
効果をはっきり書きます。
Outlook を開く前に、今日の予定が分かるようになりました。 これが第一秘書の成果です。
5〜10分の待ち時間が消えたわけではありません。パソコンは今も同じ速さです。
消えたのは「待っている間になにもできない」という状態です。予定が先に分かっていれば、Outlook が立ち上がる前に動き出せます。
正直に書きます。「開く回数が半分」は2体合わせての結果です
もうひとつ、数字で変わったことがあります。
Outlook を開く回数が、1日10回くらいから5回くらいに減りました。
ただしこれは、第一秘書だけの成果ではありません。職場にはもう1体、メールの通知をやっている2体目がいます。
第一秘書が「朝、開く前に予定を知らせる」。2体目が「メールが来たと伝える」。両方あって初めて、Outlook を何度も開く理由が減ります。
単体の成果として書くのは盛りすぎなので、そこははっきりさせておきます。減った時間は、その分だけ他の仕事に回せています。
それでも、職場側の目標地点は決まっていません
最後に、まだ答えが出ていないことを書きます。
前の記事で私は、最終的には自分が判断だけする状態にしたいと書きました。家のほうは、その方向に進んでいる感覚があります。
職場は、そこにまだ全然届いていません。
仕事では制約もあってどうなるかわからないなぁ。
これが今の本音です。伸びしろが大きい、という言い方もできます。
ただ、現状でやらせているのは「予定を運ぶ」と「メールが来たと伝える」の2つだけです。判断は全部私がやっています。
家の秘書は目標がはっきりしていて、職場の秘書は目標が未定。 同じ連載の中で、片方だけ地図を持っていない状態です。
そこは隠さず、このまま書き進めていきます。
よくある質問
Q. Power Automate を触ったことがなくても作れますか
A. 私も予定表の取得の仕方が分からないところから始めました。ただ、作業時間よりも調べる時間のほうが長くなる覚悟は必要です。私の場合、実作業5時間のうち相当な部分が「どれを選べばいいか調べる」に消えています。
Q. なぜ Teams のチャネルではなく自分宛てのチャットなのですか
A. 自分だけが見たい情報だからです。チャネルに投稿すると他の人の画面にも流れます。朝いちばんに他人の予定が流れてきて嬉しい人はいないと思います。
Q. 数字がたくさん並ぶ現象は、なぜ起きるのですか
A. 日時がそのままの形式で出力されているからです。2026-09-21T09:00:00.0000000 のような形ですね。機械にとっては正しいのでエラーになりません。動いているのに読めない、という状態です。
Q. 予定が時間順に並ばないのは不具合ですか
A. 私の場合は不具合ではなく、並べ替える処理を入れていなかっただけでした。取ってきた順に出していたので、期待した順番になっていませんでした。直し方は単純で、今の数式を Copilot に見せて、言われた数式に差し替えただけです。
Q. 会社で ChatGPT や Claude が使えません。それでも同じことはできますか
A. 私も使えません。使えたのは Copilot だけで、それで完成しました。ただし Copilot は作業をしてくれません。数式を教えてもらって、入力するのは自分です。
Q. これを作れば、仕事はどのくらい楽になりますか
A. そこは保証できません。私の場合、Outlook を開く回数が半分になりましたが、それも2体合わせての結果です。1体目単体で減ったのは「待っている間になにもできない」という状態だけで、時間の数字としては出せていません。期待しすぎないほうがいいと思います。
まとめ：動くことと、使えることは別でした
冒頭の5〜10分に戻ります。会社のパソコンは今も同じ速さで、Outlook はやっぱり5〜10分かかります。
変わったのは、その5〜10分に私が予定を知っているかどうかだけです。
分かったことを整理します。
- 家の1体目は「楽しそう」、職場の1体目は「不便」。動機は真逆だった
- 制作は2日・実作業約5時間、作り直しは7回くらい。いちばん長かったのは予定表の取得の仕方を調べる時間だった
- 失敗は5段階で前に進んだ。送れない→中身が無い→時刻が無い→読めない→順番が違う
- 一度もエラーは出ていない。 まずTeamsに投稿できるか、次に予定表が取れるかと段階的に作ったから
- 会社で使えるAIは Copilot だけ。画面と出力を見せて「こういうのが出たのを、こうしたい」と頼んだ。家のアイリスをインスタの画像1枚で頼んだときと同じやり方だった
- Outlook を開く回数が1日10回→5回になったのは、メール通知をやる2体目との合わせ技
最後にもう一段だけ本音を書きます。
この記事でいちばん役に立つのは、たぶん完成した仕様ではなく段階3です。
エラーが出ないまま、使えないものが届く。あれを「失敗」だと認識できるまで、私はしばらく「とりあえず動いたからいいか」で済ませそうになっていました。
段階的に作ると、エラーは出ません。その代わり、自分で「これはまだ使えない」と判断しないと前に進めないんですよね。
動いたから完成、ではないんですよね。
もしあなたが今、朝なにかの立ち上がりを待っているなら。その待ち時間に本当は何を知りたいのかを、1つだけ書き出してみてください。
私の場合、それは「今日なにがあるか」でした。それだけ分かれば、待ち時間はただの待ち時間に戻ります。
この記事のチェックリスト
- □ 朝、立ち上がりを待っているアプリと、その待ち時間を測った
- □ その待ち時間に本当に知りたい情報を1つだけ書き出した
- □ その情報が、先に立ち上がるアプリ側へ運べないか考えた
- □ 自分だけが見たい情報を、他人に流れる場所へ投稿していないか確認した
- □ 「動いたけれど使えない」状態を、失敗として数えることにした
- □ 時刻の表示形式と、並び順を自分で指定したか確認した
- □ 会社で使えるAIが何か（使ってよいものは何か）を先に確認した
- □ AIに相談するとき、用語で説明せずに画面と結果を見せて「これをこうしたい」と言ってみた
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※本記事は個人の体験と判断の記録です。勤務先の環境・ライセンス・社内ルールによって、同じことができるとは限りません。業務で自動化を作る前に、ご自身の職場のルールを必ず確認してください。
